はがき印刷の宛名はどうする?

印刷会社にはがきを始めとするダイレクトメールなどの発注を行うことがあります。このとき、宛名の印刷にはデータを渡すだけで対応をしてもらえるケースが大半です。ただし、データとして渡す場合には、その情報が外部に漏れないように厳重に管理してもらうことが大前提となることは、言うまでもありません。その個人情報に接する人物について、守秘義務を課すように申し入れることも大切となるでしょうし、もし漏れた場合にはその責任の所在を明らかにするとともに、賠償責任を負うように定めるといった契約を取り交わすことも大切なことです。
はがきなどの宛名では、エクセル形式等でのデータであれば簡単に印刷を掛けることが可能です。家で行う年賀状のはがきと同じ発想です。したがって、依頼先の会社で対応をしてもらえれば、それほど問題になることはないでしょう。

なお、一連の作業終了後のデータ管理についても、すべての削除を依頼するのかあるいは返してもらうのか、事前に契約等によりしっかりと定めておくことが求められます。

毎年あるいは通期で依頼をかける場合には、あえてデータを渡したままにすることもあり得ますが、この場合は住所や結婚等による氏名変更があった場合には訂正を申し入れなければならず、依頼をした方も依頼を受けた方もそれぞれ負担が増します。

いったんデータの回収を行って、必要に応じてデータを渡していくやり方の方が、情報漏洩の観点からもよい場合が多いでしょう。